Elisitasi: Proses dan Metode untuk Merancang Sistem Baru yang Efektif
Elisitasi adalah tahap awal yang penting dalam pengembangan sistem baru. Melalui elisitasi, pihak manajemen dapat menyampaikan kebutuhan dan harapan mereka terkait sistem yang diinginkan, sementara tim pengembang akan merancang solusi yang sesuai dengan ekspektasi tersebut. Secara umum, elisitasi bertujuan untuk mengumpulkan dan menyusun informasi yang diperlukan guna membangun sistem yang sesuai dengan tujuan bisnis dan operasional. Proses ini melibatkan beberapa tahap yang saling berkaitan, yang masing-masing berperan dalam memastikan sistem yang dibangun efektif dan efisien.
Apa itu Elisitasi?
Elisitasi dapat didefinisikan sebagai proses pengumpulan dan identifikasi kebutuhan sistem yang diinginkan oleh pengguna atau pihak manajemen. Tujuan utama dari elisitasi adalah untuk menyusun rancangan sistem yang akan dibangun, berdasarkan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan pengguna, batasan teknis, serta sumber daya yang tersedia. Dalam prakteknya, elisitasi dilakukan melalui berbagai metode, dengan wawancara sebagai teknik yang sering digunakan untuk menggali informasi dari pihak-pihak terkait. Metode elisitasi membantu tim pengembang untuk menyaring ide-ide dan permintaan yang paling relevan, serta menentukan prioritas dari fitur yang harus ada dalam sistem baru tersebut.
Elisitasi Tahap I: Mengumpulkan Rancangan Sistem
Pada tahap pertama elisitasi, seluruh rancangan sistem yang diusulkan oleh manajemen terkait dikumpulkan. Tahap ini umumnya dilakukan melalui wawancara antara pengembang sistem dan pemangku kepentingan, seperti manajer, pengguna akhir, atau pihak lain yang terlibat. Melalui wawancara ini, berbagai informasi terkait fungsionalitas, proses bisnis, dan kebutuhan teknis yang diperlukan dalam sistem baru dapat digali dengan jelas.
Metode wawancara adalah salah satu cara yang efektif dalam mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pengguna. Namun, untuk mendapatkan hasil yang optimal, wawancara harus dilakukan secara sistematis dan terstruktur. Pengembang sistem perlu merancang daftar pertanyaan yang dapat menggali informasi mendalam tentang tujuan bisnis, masalah yang dihadapi, serta harapan-harapan terkait performa dan keandalan sistem.
Elisitasi Tahap II: Pengklasifikasian Menggunakan Metode MDI
Setelah mengumpulkan rancangan sistem, langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan setiap kebutuhan berdasarkan metode MDI. MDI merupakan singkatan dari Mandatory, Desirable, dan Inessential, yang digunakan untuk memprioritaskan kebutuhan sistem berdasarkan tingkat kepentingannya.
- M (Mandatory): Kebutuhan yang harus ada dalam sistem. Kebutuhan ini merupakan bagian yang tidak dapat dihilangkan karena akan mempengaruhi keberhasilan dan kelayakan sistem.
- D (Desirable): Kebutuhan yang diinginkan, namun tidak sepenuhnya krusial. Meskipun tidak wajib ada, adanya kebutuhan ini akan meningkatkan kualitas sistem.
- I (Inessential): Kebutuhan yang tidak termasuk dalam ruang lingkup sistem dan dapat diabaikan dalam pengembangan sistem. Biasanya, kebutuhan ini tidak akan mempengaruhi secara signifikan hasil akhir dari sistem yang dibangun.
Dengan mengklasifikasikan kebutuhan menggunakan metode MDI, tim pengembang dapat lebih mudah memutuskan mana yang harus diprioritaskan dan mana yang bisa ditunda atau dihilangkan.
Elisitasi Tahap III: Penyusutan Kebutuhan dan Klasifikasi dengan Metode TOE
Pada tahap ketiga elisitasi, tim pengembang menyusutkan kebutuhan yang telah diidentifikasi pada tahap II. Proses penyusutan dilakukan dengan cara mengeliminasi semua kebutuhan yang termasuk dalam kategori Inessential (I) pada metode MDI. Setelah itu, kebutuhan yang tersisa akan diklasifikasikan kembali menggunakan metode TOE.
Metode TOE ini terdiri dari tiga kategori utama, yaitu:
- T (Technical): Kategori ini mencakup aspek teknis dari pembuatan dan implementasi kebutuhan dalam sistem. Sejauh mana teknis implementasi tersebut dapat diterapkan dalam sistem yang diusulkan?
- O (Operational): Aspek operasional berhubungan dengan cara penggunaan dan pengelolaan kebutuhan tersebut dalam operasional sehari-hari sistem. Apakah mudah untuk digunakan oleh pengguna?
- E (Economic): Aspek ekonomi meliputi biaya yang diperlukan untuk membangun dan mengimplementasikan kebutuhan tersebut dalam sistem. Apakah biaya yang diperlukan sebanding dengan manfaat yang diperoleh?
Setiap kategori TOE ini kemudian dinilai berdasarkan tingkat kesulitannya, yang dibagi dalam tiga tingkat:
- High (H): Kebutuhan yang sulit untuk dikerjakan, baik dari segi teknis, operasional, maupun biaya yang mahal. Kebutuhan ini sebaiknya dieliminasi.
- Middle (M): Kebutuhan yang dapat dikerjakan dengan cukup mudah, baik dari segi teknis maupun operasional.
- Low (L): Kebutuhan yang mudah untuk dikerjakan, baik dari segi teknis, operasional, maupun biaya yang rendah.
Proses ini sangat penting untuk mengidentifikasi mana kebutuhan yang layak untuk dipertimbangkan dalam sistem yang akan dibangun, dan mana yang harus dihindari untuk menjaga efisiensi serta keberlanjutan proyek.
Final Draft Elisitasi: Menyusun Rancangan Sistem yang Sempurna
Setelah melalui tahap-tahap sebelumnya, tahap akhir dari elisitasi adalah penyusunan final draft elisitasi. Final draft ini merupakan hasil akhir dari proses elisitasi yang menggambarkan kebutuhan sistem yang telah diprioritaskan dan dipilih berdasarkan metodologi MDI dan TOE. Hasil akhir ini akan menjadi dasar bagi tim pengembang untuk mulai merancang dan mengembangkan sistem sesuai dengan kebutuhan yang telah disusun.
Final draft elisitasi ini juga akan digunakan sebagai dokumen referensi sepanjang siklus pengembangan sistem, memastikan bahwa seluruh aspek kebutuhan telah dipertimbangkan dan diterjemahkan dengan benar ke dalam desain sistem yang akan dibangun.
Tantangan dalam Proses Elisitasi
Meskipun elisitasi merupakan langkah penting dalam pengembangan sistem, proses ini tidaklah mudah. Ada beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh tim pengembang dan pihak manajemen dalam menjalani proses elisitasi:
- Komunikasi yang Tidak Efektif: Kegagalan dalam berkomunikasi dengan jelas antara pihak manajemen dan tim pengembang dapat menyebabkan pemahaman yang salah mengenai kebutuhan sistem.
- Perubahan Kebutuhan yang Terus Menerus: Selama proses elisitasi, kebutuhan pengguna bisa saja berubah, baik karena perubahan pasar, teknologi, maupun kebijakan internal perusahaan.
- Keterbatasan Sumber Daya: Kadang-kadang, keterbatasan anggaran atau sumber daya manusia dapat mempengaruhi proses elisitasi, terutama dalam menentukan fitur atau elemen sistem yang dapat diprioritaskan.
Kesimpulan
Elisitasi adalah fondasi utama dalam pengembangan sistem informasi yang sukses. Proses ini memastikan bahwa kebutuhan yang diinginkan oleh manajemen dapat dipahami dengan baik dan diterjemahkan menjadi sebuah desain sistem yang efektif dan efisien. Melalui tahapan yang sistematis seperti wawancara, pengklasifikasian menggunakan MDI, serta analisis melalui metode TOE, tim pengembang dapat menghasilkan sistem yang tidak hanya memenuhi kebutuhan bisnis, tetapi juga dapat diimplementasikan dengan baik dalam praktik.
Dengan pendekatan yang tepat dalam proses elisitasi, pengembangan sistem akan berjalan lebih lancar dan menghasilkan solusi yang lebih tepat guna, mendukung tercapainya tujuan bisnis yang diinginkan.
Referensi:
- Hidayati, R. (2007). Metode Pengumpulan dan Analisis Kebutuhan Sistem. Jakarta: Penerbit Teknologi Informatika.
- Sommerville, I. (2011). Software Engineering (9th Edition). Boston: Addison-Wesley.
- Boehm, B. W. (1988). A Spiral Model of Software Development and Enhancement. ACM SIGSOFT Software Engineering Notes.
