Jan 10

Perencanaan Pengelolaan Proyek–Proyek Sistem Informasi

Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk pengembangan sebuah sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan, proses perencanaan ini bertujuan untuk merencanakan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan nantinya, adapun pelaku proses perencanaan adalah staf perencana sistem yang berkonsultasi dengan komite pengarah

Proses Perencanaan Proyek

Proses perencanaan proyek – proyek sistem terdiri atas:

  1. Pengkajian tujuan, perencanaan strategi, taktik dan kebijakan manajemen
  2. Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek – proyek sistem
  3. Penetapan sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan
  4. Penetapan (identifikasi) kendala – kendala dalam proyek sistem
  5. Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem
  6. Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem
  7. Permintaan persetujuan pada fihak manajemen (user)

Secara aplikasi dapat diberikan contoh sebagai berikut dalam tabel berikut ini:

No.

Proses Perencanaan

Aktivitas

Aplikasi

1

Pengkajian tujuan, strategi, taktik & kebijakan manajemen

Tujuan

Strategi

Taktik

Kebijakan Manajemen

Menguasai Pasar Penjualan

Meningkatkan Kecepatan Pelayanan Penjualan

Menyediakan Fasilitas Yang Proporsional & Profesional

Mengembangkan Sistem Informasi yang mendukung

2

Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek-proyek sistem

Pengembangan Manajemen Pemasaran

Proyek Sistem Informasi  Pada Manajemen Pema-saran

Strategi Pemasaran, Pengendalian Pemasaran Operasional Pemasaran, Distribusi Pemasaran,  Pelayanan Order dsb.

Penjajagan (Inisiasi), Perencanaan, Pelaksanaan, Pengen dalian, Penutupan (Evaluasi) terhadap manajemen yang akan dikembangkan

3

Pengkajian sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan

Sasaran Manajemen Pe-masaran Segmentasi, Tergetting, Positioning, Bauran pasar, Peningkatan Pelayanan, Pangsa pasar, Pengurangan Piutang Tak Tertagih, Penyediaan Laporan berkualitas
4.

Penentuan / Identifikasi  kendala-kendala dalam proyek sistem

Identifikasi Setiap Ken-dala-Kendala Proyek Waktu Pekerjaan, Standarisasi Kualitas, Strukturisasi organisasi, Umur Ekonomis, Dana (Investasi)
5.

Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem

Ukuran Rasionalitas

 

 


Ukuran Irrasionalitas

Penghematan Biaya, Peningkatan Laba, Efektivitas Kerja Sistem, Kelangsungan Hidup Sistem, Keterkaitan Antar Sistem atau Kebutuhan Mendesak

Daya Tarik atau Daya Minat User, Kebanggan, Kepuasan

6.

Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem

Penyusunan Laporan Rencana proyek, berupa Proposal Proyek Mukadimah, Latar Belakang Organisasi, Perencanaan, Sasaran, Kendala, Prioritas dan kualitas (STAR-c3), Batasan Permasalahan (STQC), Penutup, Lampiran
7.

Permintaan persetujuan pada pihak manajemen (user)

Kesepakatan Kontrak Kerja dari  Proposal Proyek Pembuatan MOU (Memorandum Of Understanding) kepada Komite Pengarah, Direktur Utama dan atau Dewan Direksi

 

 

Jan 10

Manajemen dalam Pengelolaan Proyek

Manajemen dalam pengelolaan proyek lebih terkait dengan peran pimpinan proyek baik secara prinsip maupun fungsi manajemen yang ada artinya manajemen proyek maupun pimpinan proyek dapat memberikan arahan dan kontroibusi yang bertindak sistematis dalam mencapai tujuan yang direncanakan secara tepat, efektif, dan efisien, sehingga pimpinan proyek dalam menjalankan pengelolaan proyek, diharapkan dapat memahami 3 kriteria, yaitu:

  1. Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek
  2. Fungsi manajemen (proses manajemen) pengelolaan proyek
  3. Kegiatan manajerial untuk pengelolaan proyek

Prinsip Dasar dalam Manajemen Pengelolaan Proyek

Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek adalah  sebagai berikut:

  1. Pimpro dapat memahami sifat khas dan karakteristik proyek
  2. Pimpro dapat memahami rencana dan tujuan proyek yang spesifik, rawan maupun kritis, agar dapat mengantisipasi permasalahan lebih dini dan tepat
  3. Pimpro dapat membuat perencanaan pelaksanaan proyek
  4. Pimpro dapat menentukan penggunaan peralatan berdasar kebutuhan dalam pelaksanaan proyek
  5. Pimpro dapat melaksanakan tindakan kendali serta perbaikanselamat dibutuhkan
  6. Pimpro dapat memahami dan mengembangkan kualitas pribadi seutuhnya
  7. Pimpro dapat memahami dan melaksanakan peran pimpinan proyek sepenuhnya

Fungsi Manajemen Pengelolaan Proyek

Sedangkan fungsi Manajemen  (proses manajemen) pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek, adalah:

  1. Pimpro dapat menyusun perencanaan (planning) proyek dari awal hingga akhir
  2. Pimpro dapat melaksanakan (do) pekerjaan proyek yang meliputi pengorganisasian (organizing) dan pengkoordinasian (coordinating)
  3. Pimpro dapat melakukan pengendalian (controlling) dari setiap pelaksanaan proyek
  4. Pimpro dapat menjalankan kepemimpinan (leading) dalam mengelola proyek Continue reading
Jan 10

Pengelolaan Proyek Sistem

Tujuan pengelolaan proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang timbul dari naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original (utuh, murni dan real) dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan

Sifat khas dari suatu pengelolaan proyek, antara lain:

  1. Mempunyai upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif
  2. Sifat pekerjaan yang khas dan menonjol
  3. Siklus kehidupan perkembangan yang spesifik
  4. Peran pimpinan proyek lebih dominan

Pengelolaan proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau merinci komponen – komponen obyek (dalam hal ini sistem) untuk dipelajari  dan dievaluasi permasalahan, kelemahan maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang positif, adapun komponen sistem merupakan unsur – unsur yang membangun terbentuknya sistem berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi satu sama lain

Interaksi antar komponen mempunyai ciri khas yang menonjol, berupa interaksi aktivitas (task) yang  membentuk suatu kejadian (event) dan kejadian ini akan menunjukkan fungsi (function) setiap unsur yang membangun sistem, untuk dapat terjadinya interaksi antar aktivitas dibutuhkan wadah atau fasilitas yang memadai, sehingga pengelolaan proyek dapat mewujudkan tujuan melalui pekerjaan yang jelas dan spesifik baik bentuk maupun prosesnya, dengan demikian wujud fisik yang monumental pada proyek dapat dengan mudah diamati  dan dipelajari bagi setiap orang Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap pengelolaan proyek mempunyai “siklus kehidupan “ yang khas artinya proyek mempunyai nuansa sosial budaya yang berbeda baik lokasi maupun jenis pekerjaan, akibatnya setiap proyek mempunyai tujuan yang dinamis, dan keberadaan poyek sebagai sarana untuk berkembang dipengaruhi oleh aktifitas manusia yang terlibat didalamnya, karena itu peran dominan pimpinan proyek lebih dibutuhkan sebagai pengelola dan dinamisator untuk memberikan pengarahan positif terhadap anggota organisasi proyek

Peran sentral tidak terletak pada pimpinan proyek namun lebih dominan dalam pengelolaan proyek, karena pimpinan proyek merupakan satu tim dalam manajemen proyek, yang terdiri atas pemilik proyek (owners), konsultan dan sub kontraktor dalam sub proyek.

Karakteristik Proyek

Dengan Memahami sifat khas dari pengelolaan proyek seperti yang diuraikan diatas maka dapat menjadi pelajaran dan modal yang berharga dalam melibatkan diri pada pengelolaan proyek, sebab pelaksana proyek diharapkan dapat mempertimbangkan dalam pengambilan keputusan pada setiap tindakan manajemen proyek, sehingga keputusan dicapai dengan hasil maksimum, diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait, dan mampu memberikan perubahan positif pada user baik sebagai pribadi maupun lingkungan masyarakat yang membutuhkan, hal ini sesuai dengan karakteristik proyek, yaitu :

  • Mempunyai tujuan spesifik
  • Hasil akhirnya bisa diserahkan dan dimanfaatkan
  • Melibatkan banyak jenis sumber daya
  • Jenis pekerjaan yang unik
  • Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas (ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya)

sehingga proyek merupakan sarana dan wahana untuk melakukan perubahan dari ide atau gagasan yang telah dibangun

Pengukuran keberhasilan Proyek

Dengan mengacu pada “Lingkaran Kesuksesan Proyek” (lihat pertemuan II), ada empat hal yang mendasari pengukuran keberhasilan  proyek, yaitu

  • Ruang lingkup proyek, merupakan batas wilayah pengelolaan proyek yang meliputi permasalahan, kelemahan, kebutuhan untuk menilai batas kelayakan proyek
  • Biaya proyek, merupakan besarnya biaya atau dana yang dibutuhkan dalam pengelolaan proyek, baik dalam pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan sehingga dapat ditentukan besarnya nillai investasi yang dibutuhkan serta biaya operasional yang tepat, agar nilai manfaat pada proyek dapat diraih dengan maksimal yang berdampak pada nilai kompetitif usaha untuk kelangsungan hidup usaha secara opimal
  • Kualitas pekerjaan proyek, merupakan kualitas pada proses maupun produk dari hasil akhir pekerjaan proyek yang didasarkan pada standar tertentu atau perbandingan model yang ada atas dasar kontrak pekerjaan proyek
  • Waktu penyelesaian pekerjaan, merupakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan proyek dengan tetap mempertimbangkan serta memperhatikan batas waktu yang ditentukan oleh fihak manajemen (pemilik proyek)

Karena peran pimpinan proyek (pimpro) lebih dominan dan menentukan upaya pencapaian tujuan proyek, maka pimpinan proyek diharapkan mempunyai otoritas, kemampuan fungsi manajemen serta administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, artinya ’sifat khas proyek’ dan ‘karakteristik proyek’ lebih dipahami dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam setiap pengambilan keputusan atas pelaksanaan proyek, sehingga pengukuran keberhasilan proyek dapat dilakukan dengan tepat dan memadai.

Jan 10

Proses dalam Manajemen Proyek

Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:

Proses Perencanaan (Planning Process)

mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalah melalui organisasi proyek dengan spsesikasi :

  1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus
  2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
  3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus
  4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
  5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi,

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat menetapkan “

  1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
  2. Proyek selesai sesuai budget
  3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
  4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Penjadwalan (Schedulling)

Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan bahan yang digunakan dalam proyek.

Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart).  Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).

Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:

  1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
  2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
  3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
  4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Pengendalian (Controlling)

Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya  ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.

Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.

Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.

Pengelolaan pengendalian di dalam sistem informasi, berarti kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh manajer sistem informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah gangguan-gangguan terhadap sistem informasi.  Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap gangguan-gangguan tersebut dan pertahanan ini harus dilakukan terus-menerus.  Pertahanan dari sistem informasi sering disebut dengan pengendalian dan keamanan sistem informasi yang didefinisikan sebagai penjagaan terhadap fasilitas dan proses komputer dari gangguan-gangguan yang disengaja maupun yang insidental tidak disengaja yang dapat menyebabkan perubahan-perubahan, kerusakan-kerusakan atau pencurian-pencurian sumber-sumber daya sistem informasi secara tidak sah.

Jan 10

Fungsi dan Pengetahuan Manajemen Proyek

Fungsi Manajemen Proyek

Fungsi dasar manajemen proyek adalah pembatasan, perencanaan, perkiraan, penjadualan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan penutupan

  • Pelingkupan (Scooping) – lingkup mendefinisikan batas-batas proyek
  • Perencanaan (Planning) – perencanaan mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
  • Perkiraan (Estimating) – tiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek harus diperkirakan
  • Penjadwalan (Scheduling) – dengan diberikan rencana proyek, manajer proyek bertanggung jawab atas penjadwalan semua aktivitas proyek
  • Pengorganisasian (Organizing) – manajer proyek harus memastikan bahwa para anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab masing-masing serta hubungan laporan mereka ke manajer proyek.
  • Pengarahan (Directing) – manajer proyek harus mengarahkan aktivitas-aktivitas tim
  • Pengontrolan (Controlling) – mungkin fungsi tersulit dan terpenting seorang manajer adalah mengontrol proyek
  • Penutupan (Closing) – manajer proyek yang baik selalu menilai keberhasilan dan kegagalan pada kesimpulan proyek

Fungsi – fungsi  diatas tergantung pada komunikasi antar personal yang berkesinambungan di antara para manajer proyek, tim dan manajer-manajer yang terlibat

Pengetahuan Manajemen Proyek

Untuk mengelola aspek pengetahuan manajemen proyek , maka ada beberapa prinsip yang perlu diketahui atau difahami telebih dahulu, yaitu: Continue reading

Jan 10

Unsur Pokok Manajemen Proyek

Organisasi atau perusahaan biasanya menggunakan pendekatan – pendekatan yang berbeda pada manajemen proyek, prasyarat untuk manajemen proyek yang baik adalah proses pengembangan sistem yang didefinisikan dengan baik yakni yang memenuhi unsur pokok dalam manajemen proyek karena penting untuk membedakan antara manajemen proyek dan manajemen proses, adapun unsur pokok tersebut meliputi:

Tujuan Proyek

Proyek umumnya merupakan suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu, dibagi dalam sub – sub proyek yang diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dan bersifat kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub – sub proyek dalam aspek waktu, urutan pekerjaan, biaya dan kinerja

Kompleksitas Proyek

Pengelolaan proyek melibatkan beberapa fungsi organisasi seperti pemasaran, personalia, enginering, produksi dan keuangan, untuk itu diperlukan bermacam-macam disiplin ilmu dan ketrampilan untuk menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan proyek serta dibutuhkan koordinasi antar fungsi organisasi untuk kesuksesan proyek dalam mewujudkan tujuan

Keunikan Proyek

Setiap pekerjaan proyek mempunyai karakter tersendiri akan berbeda dari apa yang pernah dilakukan meskipun bentuk proyek sama ataui rutin dilakukan, karena dipengaruhi banyak aspek seperti tujuan, lokasi, lingkungan, tenaga kerja, sosial, kulktur budaya masyarakat, fasilitas, ruang lingkup dan lain sebagainya, disamping itu proyek merupakan pekerjaan yang terjadi sekali dan tidak pernah terulang dengan kejadian yang sama Continue reading

Jan 10

Kompetensi Manajemen Proyek

Terdapat dua persyaratan yang mendasari kompetensi manajemen proyek, yaitu  tidak seorang pun dapat mengelola proses yang belum pernah digunakan dan yang kedua, para manajer diwajibkan memiliki pemahaman bisnis serta suasana yang menyediakan konteks untuk proyek, karenanya para pelaku manajemen proyek (manajer) yang bagus diharapkan dapat memiliki satu set inti kompetensi, sebagaimana yang dijabarkan oleh RobertKW cs.

Kompetensi Pencapaian Bisnis

  1. Kompetensi Kesadaran Bisnis, kemampuan mengikat tiap proyek sistem pada misi, visi, dan tujuan organisasi (perusahaan)
  2. Kompetensi Orientasi Rekan Bisnis, kemampuan menjaga keterlibatan para manajer dan pengguna selama proyek
  3. Kompentensi Komitmen Pada Kualitas, kemampuan memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada kualitas organisasi secara keseluruhan

Kompetensi Pemecahan Masalah

  1. Kompetensi Inisiatif, kemampuan mendemonstrasikan kreativitas, risiko yang diperhitungkan, dan kelanjutan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
  2. Kompetensi Pengumpulan Informasi, kemampuan memperoleh informasi faktual yang diperlukan untuk menganalisis, merancang (disain) dan mengimplementasikan sistem informasi
  3. Kompetensi Berfikir Analitis, kemampuan menilai dan memilih proses pengembangan sistem yang sesuai dan menggunakan perangkat manajemen untuk merencanakan, menjadwalkan dan menganggarkan pengembangan sistem, disamping itu mampu memecahkan masalah melalui pendekatan analitis yaitu penguraian sistem atas bagian – bagian  dan merakit ulang  bagian – bagian menjadi sistem baru yang lebih baik
  4. Kompetensi Berfikir Konseptual, kemampuan memahami konsep sistem dan menerapkannya pada analisis dan desain sistem informasi Continue reading